Pour les cabinets, cliniques et médecins libéraux confrontés à des impayés d’honoraires, la gestion de ces situations peut rapidement devenir une source de stress et une charge administrative importante. Que ces impayés soient causés par un oubli, des difficultés financières ou un défaut de communication, il est essentiel d’adopter une démarche structurée et professionnelle pour récupérer les sommes dues.
Une relance claire et adaptée permet non seulement de préserver la relation avec vos patients, mais aussi d’éviter des procédures légales coûteuses. Dans cet article, nous vous proposons 3 modèles de lettres de relance pour les impayés d’honoraires, ainsi que des conseils pour sécuriser vos paiements à l’avenir.
Modèles de lettres de relance (3 exemples)
1. Première relance amicale (Mail + SMS)
La première relance doit être courtoise et bienveillante. Il s’agit de rappeler au patient qu’une facture est en attente de règlement, tout en présumant d’un simple oubli de sa part. Un ton amical (du moins non agressif) est à privilégier pour préserver la relation et montrer votre professionnalisme. Nous conseillons d’envoyer en parallèle de cette relance mail une relance SMS.
Objet : Rappel de paiement à votre attention
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de votre facture n° [numéro de facture] d’un montant de [montant] émise le [date]. Cette facture correspond à [nature de la prestation, consultation ou intervention].
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder au paiement dans les meilleurs délais afin de clore cette opération.
Vous trouverez ci-joint un rappel de votre facture. N’hésitez pas à nous contacter en cas de difficulté ou pour toute question relative à ce paiement.
Informations de paiement :
- IBAN : FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXX
- Autres modes de paiement acceptés : [Préciser : carte bancaire, chèque, virement].
Dans l’attente de votre retour, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Votre nom / Fonction]
[Coordonnées de contact]
Relance SMS
Bonjour, nous vous rappelons que votre facture n° [numéro de facture] d’un montant de [montant] est en attente de règlement. Merci de procéder au paiement dès que possible. [Lien de paiement ou contact]
2. Deuxième relance formelle (Mail + Courrier)
Si la première relance reste sans réponse, il est temps d’être plus ferme (tout en restant professionnel bien entendu). Cette relance doit signaler les conséquences possibles d’un retard persistant. Nous vous conseillons d’envoyer un mail et un courrier afin de multiplier les moyens de communication.
Objet : Deuxième relance pour paiement en attente
Madame, Monsieur,
Malgré notre première relance en date du [date], nous constatons que la facture n° [numéro de facture] d’un montant de [montant] demeure impayée. Nous vous rappelons que cette somme correspond à [nature de la prestation] effectuée le [date].*
Nous vous invitons à procéder au règlement sous [X jours], afin d’éviter des démarches plus formelles. Si vous rencontrez des difficultés financières, nous restons à votre disposition pour discuter de solutions adaptées, telles qu’un paiement échelonné.*
Informations de paiement :
– IBAN : FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXX
– Autres modes de paiement acceptés : [Préciser : carte bancaire, chèque, virement].
Dans l’attente de votre régularisation, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
3. Mise en demeure avant procédure légale
Si les deux premières relances n’ont pas abouti, la mise en demeure constitue l’ultime étape avant une procédure de recouvrement juridique. Cette lettre doit être formelle et inclure les articles de loi applicables. Vous pouvez envoyer un mail et un courrier recommandé pour cette relance.
Objet : Mise en demeure avant recours juridique
Madame, Monsieur,
Par la présente, nous vous mettons en demeure de régulariser le paiement de la facture n° [numéro de facture] d’un montant de [montant] émise le [date], relative à [nature de la prestation].
Conformément à l’article 1231-1 du Code civil, ce retard de paiement nous contraint à envisager des démarches juridiques en vue du recouvrement de cette somme.
Informations de paiement :
- IBAN : FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXX
- Autres modes de paiement acceptés : [Préciser : carte bancaire, chèque, virement].
Nous vous prions de régler le montant sous un délai de 8 jours à compter de la réception de ce courrier. Sans réponse de votre part, nous serons dans l’obligation de transmettre votre dossier à notre conseil juridique.
Conseils pour optimiser ses relances
Anticiper les impayés permet de sécuriser vos revenus tout en réduisant le stress lié aux démarches de recouvrement. Voici quelques solutions que vous pouvez envisager :
- Sécurisez vos honoraires en amont : Grâce à des solutions comme Swikly, vous pouvez demander une empreinte bancaire avant une intervention pour garantir vos paiements. Cela limite les risques d’impayés et simplifie votre gestion financière.
- Multipliez les canaux de communication : Envoyer des relances via courrier, SMS et téléphone augmente considérablement l’efficacité par rapport à trois relances uniquement par courrier.
- Adaptez votre ton à chaque relance : Courtois pour la première relance, plus ferme pour les suivantes.
- Proposez des solutions de paiement : En cas de difficulté financière, offrez des options adaptées comme des paiements échelonnés.
- Documentez chaque étape : Conservez une trace écrite de toutes vos communications pour un éventuel recours juridique.
Conclusion : des relances fermes et professionnelles
Une relance structurée et professionnelle est essentielle pour gérer les impayés tout en préservant la relation avec vos patients. En multipliant les canaux de communication et les formes de relance, vous mettrez encore plus de chances de votre côté pour récupérer vos impayés.
Pour vos prochaines prestations, opérations ou consultations, nous vous conseillons de sécuriser vos paiements en amont en utilisant des solutions comme Swikly. Vous limiterez drastiquement le risque d’impayés et de désordre dans votre trésorerie.
Pour découvrir comment Swikly peut vous aider à gérer le reste à charge et les dépassements d’honoraires, rendez-vous sur notre page dédiée au secteur médical.
