De nombreuses cliniques et professionnels de santé sont concernés par le reste à charge, une fois les remboursements de l’Assurance Maladie et des complémentaires santé effectués. Il est très important d’optimiser leur gestion afin d’éviter les retards de paiement, les impayés ou la surcharge administrative.
Dans cet article, nous allons explorer les 5 erreurs les plus courantes et proposer des solutions pour les éviter.
1. Ne pas rappeler aux patients les coûts éventuels
De nombreux patients semblent découvrir le reste à charge après leur consultation ou intervention (malgré leur consentement éclairé). C’est pour cela qu’il est important de bien informer en amont, mais également à mesure que l’intervention approche pour éviter les risques de contestation ou d’impayés.
Solutions :
- Fournir un devis détaillé dès la prise de rendez-vous.
- Communiquer clairement sur les modalités de paiement et les dépassements d’honoraires (secteur 2).
- Intégrer ces informations dans des e-mails ou SMS de confirmation pour renforcer la transparence.
2. Sous estimer l’importance de la formation des équipes administratives
Les équipes administratives sont souvent en première ligne pour gérer les restes à charge des patients, mais elles peuvent manquer de formation sur les politiques de paiement à appliquer, ou encore les techniques de communication adaptées pour gérer les impayés ou les contestations.
Solutions :
- Standardiser les procédures : Documentez clairement les étapes pour la gestion des restes à charge, du devis initial à la relance en cas d’impayé. Créez également des modèles prêts à l’emploi pour les devis, factures et communications avec les patients.
- Suivre les performances et ajuster : Suivez régulièrement les indicateurs liés à la gestion des paiements (délais de règlement, taux d’impayés). Identifiez les points faibles et proposez des formations spécifiques pour les améliorer.
3. Ne pas relancer les patients efficacement
Les équipes administratives, souvent débordées, peinent à suivre les paiements en retard. Cela aggrave les impayés et augmente le stress des gestionnaires.
Solutions :
- Mettre en place des rappels automatiques pour les paiements restants (e-mails ou SMS), programmés à des intervalles stratégiques.
- Suivre un calendrier précis pour les relances, avec un ton adapté à chaque étape (amical pour les premiers rappels, plus formel pour les derniers). Si besoin vous pouvez utiliser nos modèles de lettres de relance.
4. Ne pas sécuriser les paiements en amont des opérations
Plutôt que d’entamer des démarches laborieuses de recouvrement une fois l’opération passée, il est essentiel de sécuriser vos paiements en amont des opérations. Cela permet de simplifier les démarches administratives et d’éviter les impayés.
Solutions :
- Exiger une caution en ligne lors de la planification de l’intervention : Avec Swikly, cette caution est paramétrable et ne nécessite pas de débit immédiat, ce qui rassure les patients tout en protégeant la clinique.
5. Utiliser des modes de paiements manuels (chèques, virements…)
Les paiements manuels (chèques, virements) sont sources d’erreurs, de retards et de lourdeur administrative. Ces méthodes traditionnelles augmentent également les risques d’impayés.
Solutions :
- Passer à une solution numérique : Swikly permet de gérer les paiements, les cautions et les restes à charge en quelques clics. Cela réduit les erreurs et accélère le processus.
- Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée : Libérez vos équipes des tâches chronophages pour leur permettre de se concentrer sur d’autres priorités.
Conclusion : organiser et anticiper
Les erreurs dans la gestion des restes à charge peuvent sembler anodines, mais elles ont des répercussions importantes sur la trésorerie et l’organisation des cliniques ou des cabinets. En adoptant des pratiques modernes et en intégrant des solutions comme Swikly, il est possible d’optimiser ces processus tout en offrant une meilleure expérience aux patients.
Pour découvrir comment Swikly peut transformer la gestion du reste à charge et des dépassements d’honoraires dans votre clinique, rendez-vous sur notre page dédiée au secteur médical.
