Les impayés, qu’il s’agisse d’honoraires ou de restes à charge non réglés, sont une source de frustration pour de nombreux professionnels de santé. Chirurgiens, anesthésistes, médecins spécialistes, cliniques… Rares sont ceux qui n’ont pas été confrontés à cette situation. Ces montants non perçus impactent directement le chiffre d’affaires et nécessitent souvent des démarches longues et fastidieuses pour tenter de récupérer les sommes dues.
Dans cet article, nous allons détailler les différentes actions à entreprendre face à des honoraires impayés, et surtout, les meilleures stratégies pour anticiper ces situations et les éviter à l’avenir.
Réagir face aux impayés, quelles options ?
Si un patient n’a pas réglé le reste à charge ou un dépassement d’honoraires, voici les étapes que vous pouvez suivre pour tenter de récupérer les montants dus :
1. Relance à l'amiable
Dans un premier temps, contactez le patient par téléphone, e-mail ou courrier pour lui rappeler l’impayé. Soyez courtois et proposez une solution simple pour qu’il puisse régulariser la situation rapidement.
Avantages :
- Coût faible et effort minimal, souvent efficace pour les oublis simples.
Inconvénients :
- Peut ne pas être prise au sérieux par certains patients, en particulier ceux habitués à retarder les paiements.
- Risque de non-réponse si le patient est déjà réticent à payer.
2. Relance formelle
Si la relance amicale ne donne aucun résultat, envoyez une lettre formelle en précisant le montant dû, la date limite pour le règlement, et les éventuelles conséquences d’un non-paiement.
Avantages :
- Documenté formellement, ce qui peut servir de preuve en cas de démarches judiciaires ultérieures.
Inconvénients :
- Peut commencer à altérer la relation patient-praticien si perçu comme trop agressif.
- Nécessite plus de ressources et de temps pour la rédaction et l’envoi formel.
3. Mise en demeure
En cas d’absence de réponse, adressez une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce document officiel informe le patient qu’en cas de non-paiement, des actions légales seront envisagées.
Avantages :
- Indique clairement les conséquences légales potentielles d’un non-paiement, augmentant la pression sur le patient pour régler sa dette.
- Prépare le terrain pour une action judiciaire, si nécessaire.
Inconvénients :
- Peut définitivement détériorer la relation avec le patient.
- Coûteux et nécessite l’envoi par des moyens légalement reconnus (recommandé avec AR).
4. Recours à un médiateur
Avant d’aller plus loin, vous pouvez solliciter un médiateur spécialisé dans les litiges médicaux. Cette étape permet souvent de trouver une solution amiable, tout en évitant une procédure judiciaire coûteuse et chronophage.
Avantages :
- Offre une solution pacifique et peut sauvegarder la relation patient-praticien.
Inconvénients :
- Peut ne pas aboutir si une des parties n’est pas disposée à coopérer.
- Prolonge le délai de récupération des fonds.
5. Procédure judiciaire
Si toutes les démarches précédentes échouent, vous avez la possibilité d’engager une procédure devant le tribunal compétent pour récupérer les sommes dues. Cela peut inclure une injonction de payer ou une saisie sur les biens du débiteur.
Avantages :
- Démarche formelle qui peut conduire à une récupération forcée des montants dus.
- Envoie un signal fort aux autres patients concernant la politique de paiement.
Inconvénients :
- Processus souvent long et coûteux.
Bien que ces étapes soient utiles, elles restent contraignantes et consommatrices de temps. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place des solutions pour prévenir ces situations avant qu’elles ne surviennent.
Anticiper les honoraires impayés : des solutions efficaces
Anticiper les impayés permet de sécuriser vos revenus tout en réduisant le stress lié aux démarches de recouvrement. Voici quelques solutions que vous pouvez envisager :
1. Prise en ligne d'une empreinte bancaire avec Swikly
Swikly propose une solution simple et efficace : la prise d’une empreinte bancaire en ligne. Cela permet de sécuriser le reste à charge ou le dépassement d’honoraires dès l’établissement du devis.
Si le patient ne règle pas, vous pouvez prélever directement la somme due, sans avoir à gérer de chèques ou d’échanges d’espèces. Cette méthode est particulièrement avantageuse car la caution n’est ni débitée ni bloquée sur le compte du patient, évitant ainsi tout inconfort.
2. Dépôt d'une caution par chèque
La prise de caution par chèque, même si elle présente quelques inconvénients (montant d’encaissement non flexible, volume difficile à gérer…) peut être pertinente dans certains cas.
C’est notamment intéressant pour de petites activités avec des volumes peu importants.
3. Accords de paiement anticipé
Mettre en place des accords de paiement anticipé peut être une autre solution efficace. Vous pouvez demander au patient de régler une partie ou la totalité du reste à charge avant la prestation. Cela permet de sécuriser vos honoraires et d’éviter tout risque d’impayé ultérieur.
4. Systèmes de rappel automatisé
Des logiciels spécialisés peuvent envoyer des rappels automatiques aux patients concernant leurs paiements à venir. Ces outils permettent de réduire les oublis et d’inciter au règlement dans les délais impartis.
En combinant ces solutions, vous pouvez sécuriser efficacement votre trésorerie tout en maintenant une relation de confiance avec vos patients.
Conclusion : mieux vaut prévenir que guérir
Les impayés, bien que courants, ne doivent pas être une fatalité. En adoptant des mesures proactives, vous protégez votre activité tout en simplifiant la gestion de vos flux financiers. Grâce à des solutions comme Swikly, vous pouvez réduire drastiquement les risques d’impayés et sécuriser votre trésorerie sans alourdir vos processus.
Pour découvrir comment Swikly peut transformer la gestion du reste à charge et des dépassements d’honoraires dans votre clinique, rendez-vous sur notre page dédiée au secteur médical.
