En effet, bien que vous ayez comparé tous les PMS du marché, il reste de nombreuses zones d’ombre qui risquent de transformer votre choix en cauchemar. Dans cet article, nous allons essayer de vous donner quelques pistes pour éviter les mauvaises surprises.
Les points d’attention à retenir
Bientôt disponible !
Si de vastes fonctionnalités sont souvent proposées par les PMS, certaines sont parfois à peine fonctionnelles ou encore en cours de développement. C’est une pratique courante que de vendre des fonctionnalités lors des réunions commerciales alors même que ces services ne sont pas finalisés. Les processus de vente en BtoB sont longs et certains commerciaux n’hésitent pas à compter sur ces délais pour vendre des fonctionnalités qui sont encore en phase de développement, sans avoir aucune idée de leur date de sortie.
Cette tendance de « vaporware » est une plaie pour les entreprises peu regardante ou qui ont tendance à trop faire confiance à leurs fournisseurs. En location saisonnière, c’est essentiel que le noyau dur des fonctionnalités dont vous avez besoin soit immédiatement proposé lors de votre acte d’achat. Ainsi, partez du principe que s’il n’est pas clair que la fonctionnalité est disponible dès maintenant, c’est qu’elle n’existe tout simplement pas.
En revanche, vous devez être vigilant à bien différencier les fonctionnalités essentielles et dispensables. De nombreux property managers ont tendance à ressentir le besoin d’opter pour un logiciel tout-en-un miraculeux qui leur permet d’absolument tout faire. Pourtant, de nombreuses fonctionnalités proposées par les PMS sont clairement dispensables selon la maturité de votre activité. Vous n’avez pas besoin d’outils de forecast extrêmement avancés ni d’outils d’analyse de marché si vous gérez un appartement en location 2 mois dans l’année. A l’inverse, un channel manager qui se connecte nativement par API à tous vos canaux de réservation sera quant à lui essentiel à votre activité. Ne passez pas à côté d’opportunités parce que des fonctionnalités dispensables ne sont pas encore proposées.
Frais cachés
De nombreux outils vous annoncent des prix fixes avant de distiller tout un tas de frais supplémentaires selon votre utilisation.
- Channel managers : Certains PMS facturent une commission sur les réservations pour maintenir la connexion par API aux OTAs tels qu’Airbnb ou Booking.com
- CMS / Constructeur de site web : Des frais risquent de vous être facturés par le PMS pour l’hébergement de votre site de réservation directe que vous avez créé via leur CMS
- Frais de migration : Si vous opérez une transition d’un PMS vers un autre, des frais de migration de vos données vous seront certainement demandés. Attention car ceux-ci peuvent rapidement représenter un budget qui dépasse vos capacités selon la complexité de l’opération. En revanche, ce sont les frais les plus facilement négociables.
- Frais de formation : Selon la complexité de l’outil que vous avez choisi et de l’appétence de vos équipes pour les logiciels en ligne, il sera probablement nécessaire d’opter pour les services de formation de votre nouveau prestataire.
Souvent, ces frais peuvent représenter 2 à 3 fois le tarif annoncé par le prestataire. Ces frais sont négociables et doivent être réduits au minimum pour tirer le meilleur parti de votre budget.
Fonctionnalités natives ou intégrations ?
Si les PMS se vantent de proposer un panel de fonctionnalité extrêmement large couvrant la totalité des aspects de votre activité, ne vous méprenez pas ! Si les fonctionnalités de base des PMS est souvent assurée en interne, la majorité des fonctionnalités de niches sont le plus souvent proposées par des partenaires extérieurs.
Ainsi, deux options se profilent. Soit le partenaire d’intégration prend une rétro-commission auprès du PMS, ce qui veut dire que son prix est inclus dans le prix affiché par le PMS. Soit vous devez souscrire à ces services en plus de votre PMS, ce qui engendre de nouveaux frais que vous n’avez certainement pas prévus initialement.
Cependant, opter pour des services tiers vous assure d’utiliser des outils spécialisés et conçus dans un seul objectif : répondre à un besoin spécifique. De plus, cela vous permet de construire un outil modulaire et de ne payer que pour des fonctionnalités dont vous avez besoin !
Comment éviter ces pièges ?
Le choix d’un nouveau PMS peut s’avérer une tâche décourageante pour la plupart des propriétaires et gestionnaires. Pourtant, c’est probablement l’une des meilleures occasions de transformer radicalement votre entreprise pour la faire grandir en optimisant vos processus.
Renseignez-vous
Avant tout, comprenez les principales fonctionnalités d’un PMS et la manière dont chacune d’entre elles sera utilisée dans votre entreprise. Cela vous permettra de faire l’inventaire des services essentiels à votre activité. Ainsi, vous pourrez opter pour un PMS qui propose nativement ces fonctionnalités pour limiter vos frais.
A l’inverse, vous pouvez opter pour un PMS moins riche mais qui propose des intégrations avec des services spécialisés que vous utilisez déjà ou qui sont mieux ciblés pour votre usage.
Restreignez vos démonstrations
Commencez par identifier les quelques solutions qui correspondent le mieux à vos besoins, à la taille de votre entreprise et à vos ambitions à court et moyen terme. Avec un bon travail de recherche en amont, vous devriez être en mesure d’écarter rapidement une majorité d’options sans avoir à initier une multitude de processus de démonstration.
Les démos sont essentielles pour valider votre choix mais sont chronophages. Limitez-les au maximum pour ne pas vous perdre dans votre choix.
Discutez avec d’autres property managers
L’une des plus grosses erreurs que vous pourriez faire est de vous baser uniquement sur vos échanges avec les équipes commerciales des PMS. Votre réflexion sera nécessairement biaisée par les arguments sélectionnés par ces représentants et ne vous offriront pas une vision globale de leur outil.
De plus, vous n’aurez pas de vision terrain ni de l’expérience au quotidien proposée par ces outils. Vous devez demander des références client afin de parfaire votre base de connaissance avant de faire votre choix.
Demandez-leur depuis combien de temps ils utilisent le logiciel. Y a-t-il des signaux d’alarme dont il faut tenir compte ? Avec quelle rapidité le fournisseur du logiciel règle-t-il les problèmes ? Ce sont autant de questions qui vous protègeront contre les mauvaises surprises lors du déploiement de votre nouveau PMS.
