Si vous n’êtes pas satisfait de votre PMS actuel, la basse saison est le moment idéal pour réévaluer vos besoins et trouver un nouvel outil qui y répond. C’est essentiel de vous préparer pour l’année à venir !
Changer votre PMS est une décision importante que de nombreux property managers reportent par manque de temps, de fonds et à l’idée d’une transition compliquée. Pourtant, les technologies et expertises actuelles permettent une transition simple et abordable. N’hésitez pas à franchir le pas pour remplacer vos systèmes obsolètes !
Pourquoi changer ?
Votre PMS est le coeur de vos activités opérationnelles. Il vous permet de gérer votre calendrier de réservation, de l’optimiser, d’améliorer votre service client et de maximiser vos revenus. Cependant, comme tout outil technologique, il a une durée de vie limitée !
À mesure que la technologie évolue, les besoins de votre activité et de vos clients évoluent également. Il en résulte en la nécessité inévitable de réévaluer votre PMS. En effet, même un PMS autrefois inestimable peut éventuellement devenir obsolète pour de nombreuses raisons. Nous allons donc détailler ici certains des différents signaux qui doivent vous alerter qu’il est temps de changer.
Votre PMS se fait vieux
Les PMS ont grandement évolué depuis leur apparition dans le domaine de l’hôtellerie. La location saisonnière est un secteur qui s’est largement professionnalisé ces dernières années, ce qui a grandement changé ses besoins technologiques. Les PMS ont ainsi dû s’adapter en proposant des outils de pricing dynamiques, l’automatisation des communications par mail et SMS, ou encore de plus grandes vitesses de synchronisation sur leur channel manager permettant de gérer de nombreuses réservations croisées sur tous les OTAs.
En revanche, certains PMS historiques n’arrivent pas à suivre ces évolutions et n’enrichissent pas autant leur panel de services que leurs concurrents parfois plus récents et plus agiles. Si votre PMS actuel ne propose pas certaines fonctionnalités devenues essentielles, c’est un signe qu’il est temps d’en changer.
Votre équipe n’en veut plus
Comme n’importe quel outil, sa valeur réside dans la capacité de votre équipe à l’exploiter quotidiennement avec le moins de friction possible.
Si vos employés expriment leur frustration au regard d’un système inadapté à leurs besoins, vous devez envisager de le changer. Il arrive que votre PMS devienne lent, ou que sa prise en main nécessite systématiquement un accompagnement fastidieux. D’autres encore ont un support client médiocre.
N’hésitez jamais à consulter d’autres fournisseurs pour échanger vis à vis de ces problématiques et à inclure vos équipes dans ces discussions pour décider de ce qui conviendrait le mieux.
Vous avez besoins d’intégrations
En quelques années, la tendance a changé d’un besoin de solutions tout-en-un ou « one fits all » à l’émergence d’un écosystème d’outils ultra-spécialisés et surtout interconnectés. Avec le développement des APIs, tous les logiciels et plateformes SaaS peuvent se connecter. En théorie.
Si la majorité des outils modernes développent au quotidien des intégrations avec d’autres plateformes de leur écosystème, certains sont encore très en retard.
Si vos outils tiers ne communiquent pas en temps réel avec votre PMS et que les données doivent être saisies manuellement, vous épuisez votre productivité et augmentez les risques d’erreurs. Les systèmes obsolètes nécessitent un développement coûteux et chronophage. Vous devez ainsi constamment le mettre à jour dès que vous ajoutez une nouvelle application à votre tech stack.
Pensez à observer les intégrations proposées par les outils concurrents au votre et à échanger avec eux sur les coûts de développement de nouvelles connections qui ne seraient pas proposées.
Quels obstacles ?
Les property managers ont souvent peur du temps et des ressources nécessaires pour migrer vers un nouveau PMS. Cependant, les avantages à long terme et le temps gagné grâce à une solution adaptée à vos besoins l’emporteront toujours sur ces coûts.
Préparez vous
La conduite du changement nécessite une bonne préparation en amont. Vérifiez l’intégrité de vos données sur votre PMS actuel et assurez-vous d’avoir enregistré des archives pour chacune de vos propriétés avant d’initier la transition. Assurez-vous ensuite d’avoir une compréhension holistique de vos propriétés avec une liste détaillée de vos équipements et de l’historique de maintenance. Vous pourrez ainsi personnaliser votre onboarding et vous assurer de la bonne compréhension de vos problématiques par votre futur fournisseur !
Le temps est un faux problème
La majorité des PMS moderne sont des solutions SaaS totalement en ligne. Avec un PMS cloud, vos équipes sont opérationnelles en un rien de temps. Ils sont conçus pour être facile à mettre en place et à utiliser. En effet, ces écosystèmes sont optimisés dans leur interface pour être intuitifs. De plus, l’onboarding est souvent automatisé et des formations sont généralement dispensées en ligne.
La compatibilité est assurée
Comme nous l’évoquions plus haut dans cet article, un tech stack moderne se compose d’une multitude d’outils ultra-spécialisés. C’est pourquoi vous craignez sûrement qu’un tel changement fasse s’écrouler votre tech stack actuel. En effet, votre nouveau PMS doit impérativement fonctionner avec vos autres systèmes.
Heureusement, la plupart des PMS moderne proposent une liste impressionnante d’intégrations natives ! Cela signifie que vous avez simplement à connecter vos outils existants à votre nouveau PMS.
Si des outils de votre tech stack manquent à la liste, des outils d’automatisation comme Zapier peuvent vous aider.
Conclusion
Comme nous l’avons vu, changer de PMS demande surtout de la préparation. Vous devez vous affranchir des idées reçues sur la conduite du changement et passer le cap. Identifiez au plus vite les signaux d’un changement nécessaire et statuez rapidement sur l’initiation d’une transition.
Souvenez-vous qu’investir dans votre productivité est un levier essentiel de votre croissance.
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