De hecho, aunque haya comparado todos los PMS del mercado, todavía hay muchas zonas grises que podrían convertir su elección en una pesadilla. En este artículo, intentaremos darle algunas pistas para evitar sorpresas desagradables.
Puntos a tener en cuenta
¡Disponible pronto!
Aunque los PMS suelen ofrecer una gran cantidad de funciones, algunas de ellas pueden ser apenas funcionales o estar aún en desarrollo. Es una práctica habitual vender características en las reuniones de ventas cuando estos servicios aún no están finalizados. Los procesos de venta BtoB son largos y algunos vendedores no dudan en apoyarse en estos retrasos para vender funciones que aún están en fase de desarrollo, sin tener ni idea de su fecha de lanzamiento.
Esta tendencia de "vaporware" es una plaga para las empresas que no son muy cuidadosas o que tienden a confiar demasiado en sus proveedores. En el alquiler de vacaciones, es esencial que la funcionalidad básica que necesita está disponible inmediatamente al realizar una compra. Por lo tanto, asuma que si no está claro que la característica está disponible ahora, simplemente no existe.
Sin embargo, hay que tener cuidado de diferenciar entre las características esenciales y las prescindibles. Muchos administradores de fincas tienden a sentir la necesidad de optar por un milagroso paquete de software "todo en uno" que les permita hacer absolutamente todo. Sin embargo, muchas de las funciones que ofrece el PMS son claramente prescindibles en función de la madurez de su empresa. No necesita herramientas de previsión muy avanzadas ni de análisis de mercado si gestiona un piso que se alquila durante dos meses al año. Por el contrario, un gestor de canales que se conecte de forma nativa a través de la API con todos sus canales de reserva será esencial para su negocio. No pierda oportunidades porque no se ofrezcan funcionalidades prescindibles.
Costes ocultos
Muchas herramientas anuncian precios fijos antes de destilar un montón de cargos extra en función de su uso.
- Gestores de canales: algunos PMS cobran una comisión por las reservas para mantener la conexión de la API con OTAs como Airbnb o Booking.com
- CMS / Creador de sitios web: El PMS puede cobrarle por alojar su sitio web de reservas directas que ha creado a través de su CMS
- Costes de migración: Si hace una transición de un PMS a otro, seguramente tendrá que pagar por la migración de sus datos. Tenga cuidado, ya que pueden representar rápidamente un presupuesto que exceda sus capacidades, dependiendo de la complejidad de la operación. Por otro lado, estos son los costes más fácilmente negociables.
- Costes de formación: En función de la complejidad de la herramienta que haya elegido y de las ganas que tenga su personal de utilizar programas informáticos en línea, probablemente será necesario optar por los servicios de formación de su nuevo proveedor.
A menudo estas tarifas pueden ser de 2 a 3 veces la tarifa anunciada por el proveedor. Estos honorarios son negociables y deben mantenerse al mínimo para aprovechar al máximo su presupuesto.
¿Funciones nativas o integraciones?
Aunque los PMS presumen de ofrecer una amplísima gama de funcionalidades que cubren todos los aspectos de su negocio, ¡no se equivoque! Mientras que la funcionalidad principal del PMS suele proporcionarse internamente, la mayoría de las funciones especializadas suelen ser proporcionadas por socios externos.
Por lo tanto, hay dos opciones. O bien el socio integrador recibe una retrocomisión del PMS, lo que significa que su precio está incluido en el precio mostrado por el PMS. O tiene que suscribirse a estos servicios además de su PMS, lo que genera nuevos costes que seguramente no había previsto inicialmente.
Sin embargo, optar por los servicios de terceros le garantiza el uso de herramientas especializadas diseñadas para un fin: satisfacer una necesidad específica. Además, le permite construir una herramienta modular y pagar sólo por las funciones que necesita.
¿Cómo evitar estos escollos?
La elección de un nuevo PMS puede ser una tarea desalentadora para la mayoría de los propietarios y gestores. Sin embargo, es probablemente una de las mejores oportunidades para transformar radicalmente su negocio y hacerlo crecer mediante la optimización de sus procesos.
Infórmese en
Por encima de todo, entender las principales características de un PMS y cómo se utilizará cada uno de ellos en su negocio. Esto le permitirá hacer un balance de los servicios que son esenciales para su negocio. De este modo, puede elegir un PMS que ofrezca estas funciones de forma nativa para limitar sus costes.
También puede optar por un PMS menos rico pero que ofrezca integraciones con servicios especializados que ya utiliza o que están mejor orientados a su uso.
Limite sus manifestaciones
Empiece por identificar las pocas soluciones que mejor se adaptan a sus necesidades, al tamaño de su empresa y a sus ambiciones a corto y medio plazo. Con una buena cantidad de investigación previa, debería ser capaz de descartar rápidamente una mayoría de opciones sin tener que iniciar una multitud de procesos de demostración.
Las demostraciones son esenciales para validar su elección, pero requieren mucho tiempo. Redúzcalos al mínimo para no perderse en su elección.
Hable con otros administradores de fincas
Uno de los mayores errores que puede cometer es basar su pensamiento únicamente en sus conversaciones con el equipo de ventas del PMS. Su pensamiento estará necesariamente sesgado por los argumentos seleccionados por estos representantes y no le ofrecerá una visión global de su herramienta.
Además, no tendrá ninguna visión del campo ni de la experiencia diaria que ofrecen estas herramientas. Debería pedir referencias de clientes para completar su base de conocimientos antes de hacer su elección.
Pregúntales cuánto tiempo llevan utilizando el software. ¿Hay alguna señal de alarma que deba abordarse? ¿Con qué rapidez soluciona el proveedor de software los problemas? Todas estas preguntas le protegerán de sorpresas desagradables cuando ponga en marcha su nuevo sistema de gestión de proyectos.
