Para los consultorios, clínicas y médicos autónomos que se enfrentan a impagos de honorarios, la gestión de estas situaciones puede convertirse rápidamente en una fuente de estrés y en una importante carga administrativa. Tanto si los impagos se deben a un descuido, a dificultades financieras o a una falta de comunicación, es esencial adoptar un enfoque estructurado y profesional para recuperar las cantidades adeudadas.
Un recordatorio claro y adecuado no sólo preservará la relación con sus pacientes, sino que también evitará costosos procedimientos judiciales. En este artículo le sugerimos 3 modelos de cartas de reclamación por cuotas impagadas, así como asesoramiento sobre cómo garantizar sus pagos en el futuro.
Modelos de cartas de reclamación (3 ejemplos)
1. Primer recordatorio amistoso (Mail + SMS)
El primer recordatorio debe ser cortés y comprensivo. Se trata de recordar al paciente que tiene una factura pendiente de pago, dando por supuesto que simplemente se ha olvidado. Debe emplearse un tono amistoso (o al menos no agresivo) para mantener la relación y demostrar su profesionalidad. Le recomendamos que envíe un recordatorio por SMS al mismo tiempo que este recordatorio por correo electrónico.
Asunto : Recordatorio de pago
Estimado Sr./Sra.
Salvo error por nuestra parte, aún no hemos recibido el pago de su factura nº [número de factura] por [importe] emitida el [fecha]. Esta factura se refiere a [naturaleza del servicio, consulta o intervención].
Le agradeceríamos que efectuara el pago lo antes posible para poder cerrar esta transacción.
Le adjuntamos un recordatorio de su factura. No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene algún problema o pregunta en relación con este pago.
Información sobre el pago :
- IBAN: FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
- Otros métodos de pago aceptados: [Especifique: tarjeta de crédito, cheque, transferencia bancaria].
Esperamos sus noticias.
[Su nombre / Cargo]
[Datos de contacto]
Recordatorio por SMS
Hola, nos gustaría recordarle que su factura nº [número de factura] por un importe de [importe] está pendiente de pago. Le rogamos que realice el pago lo antes posible. [Enlace de pago o contacto]
2. Segundo recordatorio formal (correo electrónico + correo postal)
Si el primer recordatorio queda sin respuesta, es hora de ser más firme (sin dejar de ser profesional, por supuesto). Este recordatorio debe señalar las posibles consecuencias de un retraso persistente. Le recomendamos que envíe tanto un correo electrónico como una carta para aumentar el número de medios de comunicación.
Asunto : Segundo recordatorio de pago pendiente
Estimado Sr./Sra.
A pesar de nuestro primer recordatorio de fecha [fecha], constatamos que la factura nº [número de factura] por [importe] sigue impagada. Le recordamos que dicho importe corresponde a [naturaleza del servicio] realizado el [fecha].
Le invitamos a pagar en un plazo de [X días], para evitar procedimientos más formales. Si tiene dificultades económicas, quedamos a su disposición para estudiar soluciones adecuadas, como el pago a plazos*.
Información sobre el pago :
- IBAN: FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
- Otros métodos de pago aceptados: [Especifique: tarjeta de crédito, cheque, transferencia bancaria].
Esperamos sus noticias.
3. Notificación formal antes del procedimiento judicial
Si los dos primeros recordatorios no dan resultado, el último paso antes de iniciar un procedimiento judicial de cobro es enviar una notificación formal. Esta carta debe ser formal e incluir los artículos aplicables de la ley. Puede enviar este recordatorio por correo electrónico o correo certificado.
Asunto : Notificación formal antes de emprender acciones legales
Estimado Sr./Sra.
Por la presente le emplazamos al pago de la factura nº [número de factura] por importe de [importe] emitida el [fecha] por [tipo de servicio].
De conformidad con el artículo 1231-1 del Código Civil francés, este retraso en el pago nos obliga a emprender acciones legales para recuperar esta suma.
Información sobre el pago :
- IBAN: FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
- Otros métodos de pago aceptados: [Especifique: tarjeta de crédito, cheque, transferencia bancaria].
Le rogamos abone el importe adeudado en un plazo de 8 días a partir de la recepción de la presente carta. Si no responde, nos veremos obligados a remitir su caso a nuestro asesor jurídico.
Consejos para optimizar sus recordatorios
Anticiparse a los impagos puede ayudarle a asegurar sus ingresos y, al mismo tiempo, reducir el estrés asociado al cobro de deudas. He aquí algunas soluciones que puedes tener en cuenta:
- Asegure sus tasas Swikly: Gracias a soluciones como Swikly, puede solicitar una huella bancaria antes de una operación para garantizar sus pagos. Esto reduce el riesgo de impago y simplifica tu gestión financiera.
- Multiplique sus canales de comunicación El envío de recordatorios por correo, SMS y teléfono aumenta considerablemente la eficacia en comparación con tres recordatorios por correo únicamente.
- Adapte su tono a cada recordatorio Cortés en el primer relanzamiento, más firme en los siguientes.
- Ofrecer soluciones de pago En caso de dificultades financieras, ofrece opciones adecuadas, como el pago a plazos.
- Documentar cada paso Guarde un registro escrito de todas sus comunicaciones para posibles recursos legales.
Conclusión: recordatorios firmes y profesionales
Un sistema de recordatorio estructurado y profesional es esencial para gestionar las facturas impagadas y mantener al mismo tiempo la relación con sus pacientes. Multiplicando los canales de comunicación y las formas de recordatorio, pondrás aún más posibilidades de tu parte para recuperar las facturas impagadas.
Para sus próximos servicios, operaciones o consultas, le aconsejamos que asegure sus pagos utilizando soluciones como Swikly. Así reducirás drásticamente el riesgo de impagos y problemas de tesorería.
Para saber cómo Swikly puede ayudarle a gestionar los gastos de bolsillo y las comisiones excesivas, vaya a nuestra página dedicada al sector médico.
