La gestion des paiements en clinique est une tâche chronophage qui mobilise les équipes administratives et peut impacter la trésorerie de l’établissement. Entre la relance des patients, la gestion des impayés et le suivi des transactions, les procédures manuelles alourdissent le quotidien des professionnels de santé.
L’automatisation des paiements permet de simplifier ces processus tout en réduisant les erreurs et les retards de paiement. En adoptant des solutions modernes, les cliniques peuvent gagner du temps, améliorer leur trésorerie et se concentrer davantage sur leur cœur de métier : la prise en charge des patients.
Dans cet article, nous allons explorer les bénéfices de l’automatisation des paiements et comparer les méthodes traditionnelles avec les nouvelles solutions numériques.
Pourquoi automatiser la gestion des paiements en clinique ?
Les cliniques font face à des défis croissants en matière de gestion financière. L’accumulation de tâches administratives liées aux paiements entraîne une perte de temps considérable et augmente le risque d’erreurs.
1. Réduction du temps consacré aux tâches administratives
- Les solutions de paiement automatisées permettent de dématérialiser les transactions et d’éliminer les tâches manuelles fastidieuses, telles que l’envoi de factures papier ou la gestion des chèques.
- En réduisant le temps consacré à la gestion des paiements, les équipes administratives peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’accueil des patients et l’organisation des soins.
- L’automatisation réduit également les erreurs humaines, comme les oublis de saisie ou les erreurs dans le suivi des paiements.
2. Diminution du risque d’impayés
- L’automatisation des paiements permet de mettre en place des rappels automatiques par e-mail ou SMS, incitant les patients à régler leurs frais de santé à temps.
- Avec un suivi automatisé, les responsables administratifs peuvent identifier rapidement les paiements en retard et réagir immédiatement en envoyant des relances.
- Une empreinte bancaire permet également de prélever automatiquement le montant exact restant à la charge du patient après remboursement par l’Assurance Maladie et la complémentaire santé. Ainsi, les patients ne paient que leur reste à charge réel, sans risque d’erreur ou de retard.
3. Sécurisation des paiements et amélioration de la trésorerie
- Une solution automatisée offre une visibilité en temps réel sur les paiements reçus et ceux en attente, facilitant ainsi la gestion financière et les prévisions de trésorerie.
- En sécurisant les paiements grâce à une empreinte bancaire ou un paiement anticipé, les cliniques peuvent garantir leurs revenus, évitant ainsi les pertes financières dues aux impayés.
- Un système automatisé permet d’accélérer le traitement des règlements, réduisant ainsi le délai de réception des fonds et optimisant la liquidité de l’établissement.
Comparaison : méthodes traditionnelles vs automatisation
Critères
Méthodes traditionnelles
Automation
Gestion des relances
Relances manuelles chronophages, souvent ignorées
Rappels automatiques intégrés
Sécurisation des paiements
Aucun contrôle en amont, paiements non garantis
Empreinte bancaire avant prestation
Temps administratif
Traitement manuel des paiements, erreurs fréquentes
Débit rapide, risque d’erreur modéré
Trésorerie
Délai de règlement allongé, pertes financières
Règlements garantis et anticipés
L'automatisation en action : des gains concrets pour les cliniques
L’adoption d’un système de gestion des paiements automatisé transforme profondément le fonctionnement des cliniques. Voici quelques cas concrets qui illustrent les bénéfices d’une telle solution :
1. Une réduction significative du temps passé sur la gestion des paiements
Dans une clinique de 20 praticiens, l’équipe administrative consacrait en moyenne 15 heures par semaine à la gestion des paiements et aux relances des patients. Avec l’automatisation, ce temps a été réduit de 60 %, permettant au personnel de se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Une baisse des impayés et une amélioration de la trésorerie
Avant d’automatiser la gestion des paiements, une clinique enregistrait en moyenne 8 % d’impayés sur les actes médicaux avec reste à charge élevé. En intégrant un système de paiement en différé avec empreinte bancaire, le taux d’impayés a chuté à moins de 2 %.
3. Une expérience améliorée pour les patients
Un frein au paiement rapide des soins est souvent l’incertitude du patient quant au montant réel à régler. Grâce à la prise d’empreinte bancaire en amont, le paiement s’ajuste automatiquement au reste à charge, évitant ainsi les erreurs de facturation et les contestations. Résultat : une satisfaction accrue des patients et moins de litiges à gérer.
Conclusion : une meilleure expérience et des revenus sécurisés
L’automatisation des paiements en clinique représente une avancée majeure pour les établissements de santé cherchant à simplifier leur gestion administrative, réduire les impayés et optimiser leur trésorerie. En dématérialisant les transactions et en intégrant des solutions de paiement en différé, les cliniques peuvent offrir une meilleure expérience à leurs patients tout en sécurisant leurs revenus.
Certaines solutions permettent même d’aller plus loin en s’intégrant aux logiciels de gestion. C’est le cas de Swikly, qui simplifie et sécurise les paiements tout en réduisant la charge administrative des établissements de santé.
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